3 raisons pour lesquelles les petites entreprises choisissent des outils open source pour les employés distants

Il existe de nombreux outils d'exploitation open source disponibles si vous n'avez pas le budget nécessaire pour des logiciels premium ; voici comment évaluer vos options.

La dernière décennie a été marquée par des changements importants dans le fonctionnement des entreprises. Le développement d’une technologie accessible, abordable et connectée a supprimé les obstacles à l’accès à de nombreuses ressources, permettant ainsi la collaboration et l’exécution du travail par presque n’importe qui, de presque n’importe où. Bien que le COVID-19 ait fait des opérations à distance une nécessité pour de nombreux secteurs, de nombreuses entreprises avaient déjà commencé à les adopter comme une méthode de travail plus rentable et plus agile.

Cela dit, toutes les entreprises ne disposent pas du budget nécessaire pour s’abonner à un logiciel en tant que service (SaaS) premium pour maintenir la productivité de leurs employés distants. La bonne nouvelle est que les logiciels open source peuvent être tout aussi robustes et intuitifs que les options premium qui ne sont disponibles que pour ceux qui disposent de beaucoup de capital. La clé est d’identifier clairement ce dont vous avez besoin de ces outils afin de cibler votre recherche.

La communauté open source peut offrir des solutions intelligentes aux défis du travail à distance, et nous allons examiner quelques domaines clés dont les entreprises ont besoin pour explorer comment elles peuvent fonctionner plus efficacement.

Collaboration flexible

L'un des principaux défis des entreprises travaillant à distance est de gérer la productivité d'équipes disparates. La gestion des employés peut être déjà assez difficile lorsque tout le monde est dans la même pièce, mais maintenir des équipes en étroite collaboration lorsqu'elles travaillent dans des villes différentes ou même dans des fuseaux horaires différents nécessite une organisation étanche. C'est pourquoi les outils open source qui rendent possibles des collaborations flexibles mais robustes sont aujourd'hui en tête de liste pour les équipes distantes.

Parmi les meilleurs outils open source actuellement disponibles sur le marché se trouve Taiga, une plateforme de gestion de projet. Il utilise une approche d'organisation des tâches sous forme de carte, fournissant un tableau visible par tous les employés du réseau et tenant la direction et les membres de l'équipe informés de l'état des tâches individuelles et de l'avancement global du projet. Les logiciels de gestion de projet open source qui imitent la collaboration facile qu'offrent des services premium comme Trello et Asana sont de plus en plus populaires. Beaucoup, parmi lesquels Odoo et OpenProject, vont plus loin que leurs homologues premium, proposant des applications intégrées de prévision et facilitant le partage et le transfert de fichiers ou de documents.

Lorsqu’il s’agit de collaboration à distance, des outils de communication efficaces sont également indispensables. Les plateformes de discussion en équipe peuvent contribuer à garantir que les employés distants ont accès aux dirigeants et aux autres membres de l'équipe chaque fois qu'ils ont besoin d'aide ou de précisions sur les tâches. Leur nature de forum de discussion contribue également à renforcer la camaraderie au sein de l’équipe. Mattermost et Rocket.Chat font partie des plateformes open source populaires qui constituent des alternatives efficaces au SaaS comme Slack ; les deux proposent des options gratuites, des salons de discussion publics et privés et la possibilité de télécharger et de partager des fichiers multimédias.

Convivialité

L’accent est actuellement mis sur les interfaces utilisateur (UI) efficaces dans l’industrie du logiciel, et cela est sans doute encore plus essentiel pour les équipes distantes. Ceci n’est pas seulement important pour la fonctionnalité quotidienne des outils, mais également pour la facilité de formation. L’intégration des nouveaux employés peut être améliorée en mettant en œuvre un processus clair et fluide qui présente aux nouvelles recrues les pratiques et outils de base de l’entreprise. Cela signifie que tout logiciel open source déployé doit être suffisamment convivial pour nécessiter un minimum de conseils et provoquer peu de perturbations lors de la montée en puissance.

Cela aide certainement lorsque le logiciel lui-même est conçu de manière intuitive. Drawpile en est un excellent exemple. Cette plateforme de dessin collaboratif, utilisée aussi bien pour les réunions d'équipe que pour les projets créatifs, utilise des icônes claires et des interfaces similaires aux plateformes de dessin populaires comme Photoshop ou MSPaint. Il présente également une approche minimaliste et fonctionnelle pour éviter de submerger les non-initiés. Lors de l’examen des logiciels open source, les dirigeants d’entreprise doivent prendre en compte le point de vue d’un nouvel utilisateur et évaluer sa facilité d’utilisation.

Il est également important de prendre en compte les ressources pédagogiques fournies par les développeurs. Beaucoup disposent de manuels en ligne, même si la nature de l'open source peut signifier que ceux-ci changent et évoluent fréquemment au fil du temps. Certains, comme la plateforme de stockage et de partage Nextcloud, incluent du matériel de formation distinct pour les utilisateurs, les développeurs et l'administration. Vérifiez l'accessibilité à une documentation concise comme celle-ci et assurez-vous qu'elle peut être facilement intégrée, fournie et comprise lors du processus d'intégration de vos employés à distance.

Sécurité et assistance

L’une des préoccupations de tout propriétaire d’entreprise opérant dans les espaces numériques est de s’assurer que les opérations sont non seulement efficaces mais aussi sécurisées. L’un des aspects qui peuvent rendre les logiciels premium attrayants réside dans les protocoles de cybersécurité robustes et les services de support intégrés. Lors de la recherche de logiciels open source, il est important de comprendre dans quelle mesure les développeurs ont mis en place des protocoles de sécurité et comment cela affecte la sécurité de l'entreprise, des employés et des clients.

Cela peut être particulièrement important lors de l’utilisation de plateformes facilitant le partage de documents et la discussion d’informations potentiellement sensibles sur l’entreprise. De nombreuses options sur le marché, notamment Jitsi et BigBlueButton, sont franches sur les mesures de sécurité et les cryptages de leurs logiciels qui vont souvent au-delà de ceux des plateformes premium. Cependant, il est tout aussi important de s’assurer que les employés eux-mêmes comprennent que leurs actions sont aussi vitales pour la sécurité que le cryptage. Soyez clair sur les comportements qui peuvent conduire à des attaques de phishing qui rendent l'entreprise vulnérable au contournement de l'authentification à deux facteurs, et sur la manière de partager des informations en toute sécurité via des activités telles que les liens dynamiques.

L’un des avantages les plus importants des logiciels open source par rapport à la plupart des produits haut de gamme est l’accès à une communauté dynamique et solidaire. Bien qu'il existe des équipes de base derrière le logiciel, il existe un esprit de collaboration et d'appropriation collective dans son développement et sa croissance continue. LibreOffice encourage activement ses utilisateurs à contribuer à l'amélioration du produit via des commentaires et des forums. Cela signifie que les utilisateurs peuvent souvent communiquer facilement avec des experts chaque fois que des problèmes surviennent et travailler ensemble pour résoudre les problèmes et, finalement, améliorer le produit à l'avenir.

Conclusion