5 conseils de collaboration pour utiliser une alternative open source à Google Docs
L'écriture et l'édition collaboratives sont un jeu d'enfant lorsque vous utilisez ces fonctionnalités d'ONLYOFFICE.
ONLYOFFICE Docs est une alternative open source auto-hébergée à Microsoft Office et Google Docs pour collaborer sur des documents, des feuilles de calcul et des présentations en temps réel.
Voici les cinq façons les plus importantes par lesquelles ONLYOFFICE Docs m'aide à organiser mon travail collaboratif.
1. Intégration au stockage de documents
ONLYOFFICE Docs est très flexible dans la façon dont vous pouvez stocker des documents. Par défaut, vous pouvez utiliser ONLYOFFICE Docs dans un espace de travail ONLYOFFICE. Cela fournit une solution de productivité pour la gestion des documents et des projets. Il s'agit d'un moyen simple d'utiliser ONLYOFFICE Docs, car il est inclus ; lorsque vous installez l'un, vous obtenez l'autre.
Cependant, la suite complète ONLYOFFICE peut être intégrée à ownCloud, Nextcloud et d'autres plateformes de synchronisation et de partage populaires. Des connecteurs utiles sont disponibles dans la boutique d'applications officielle de votre plateforme de partage ou sur GitHub.
Enfin, étant donné qu'ONLYOFFICE est open source, les développeurs d'applications Web sont libres d'intégrer ONLYOFFICE Docs dans leurs applications à l'aide de l'API ONLYOFFICE.
2. Gérer les autorisations des documents
Dans ONLYOFFFICE Docs, vous pouvez différencier ce que vos coéquipiers peuvent faire lorsqu'ils ouvrent des documents partagés. Vous pouvez leur accorder l'autorisation d'afficher, de modifier ou de partager des fichiers ou d'effectuer des actions spécifiques : laisser des commentaires, suggérer des modifications en mode révision, remplir des champs déterminés, etc. Différencier les autorisations de document peut aider à structurer et sécuriser votre collaboration.
(Nadya Knyazeva, CC BY-SA 4.0)
Les autorisations dont vous disposez dépendent de votre système de gestion de documents. Dans ONLYOFFICE Workspace et ownCloud, vous pouvez partager des fichiers avec toutes les autorisations répertoriées ci-dessus, et vous obtiendrez également une autorisation supplémentaire pour les feuilles de calcul (Filtre personnalisé dans ONLYOFFICE ou Modifier le filtre dans ownCloud). L'autorisation de filtrage vous permet de décider si les filtres appliqués par un utilisateur doivent affecter uniquement cette personne ou tout le monde. Si vous intégrez Nextcloud ou, par exemple, Seafile, vous disposez de moins d'options d'autorisation.
Si vous intégrez la suite et souhaitez ajouter plus d'autorisations, votre application doit autoriser l'enregistrement de nouveaux attributs de partage (tels que la possibilité de restreindre le téléchargement, l'impression ou la copie du contenu du document dans le presse-papiers), comme décrit dans la documentation de l'API.
3. Une véritable collaboration
L'ensemble d'outils de travail collaboratif est fondamentalement le même pour tous les environnements. Vous avez des commentaires pour ajouter des notes, des suggestions ou des questions aux personnes travaillant ensemble sur un document. ONLYOFFICE l’a bien sûr, mais il s’efforce de fournir quelques fonctionnalités supplémentaires chaque fois que cela est possible. Par exemple, dans ONLYOFFICE Workspace, vous pouvez ajouter rapidement des mentions en tapant + ou @ suivi du nom d'un utilisateur pour attirer l'attention d'une personne spécifique sur votre commentaire.
(Nadya Knyazeva, CC BY-SA 4.0)
Il existe également une fonction de chat pour discuter rapidement de quelque chose avec des coéquipiers sans passer à une application de messagerie (sachez que l'historique des discussions s'efface lorsque vous fermez un document).
Le suivi des modifications permet de réviser les documents en suggérant des modifications. Toutes les modifications apportées dans ce mode sont mises en évidence, et le propriétaire et les utilisateurs disposant d'un accès complet en édition peuvent les accepter ou les rejeter ou prévisualiser le document avec toutes les modifications acceptées ou rejetées.
Ce qui est important dans le travail collaboratif dans ONLYOFFICE Docs, c'est que les utilisateurs travaillant simultanément sur les mêmes documents peuvent définir des préférences individuelles (par exemple, activer le suivi des modifications ou la vérification orthographique, afficher les caractères non imprimables, zoomer et dézoomer sur le document, etc.) sans être dérangé. l'un l'autre.
4. Contrôle des versions
Le versioning est si important que des industries entières se sont développées autour de ce processus. Pour les développeurs, écrire sans contrôle de révision de style Git peut être déstabilisant. Pour les créateurs de contenu, l’échange de révisions par courrier électronique devient compliqué et déroutant.
ONLYOFFICE Docs permet d'afficher l'historique des versions d'un document dans l'éditeur. Les modifications et l'auteur qui les a apportées sont mis en évidence dans différentes couleurs. La disponibilité de cette fonctionnalité est déterminée par le système de gestion de documents que vous utilisez ; l'historique des versions est disponible pour l'intégration d'ONLYOFFICE Workspace, Nextcloud et ownCloud.
(Nadya Knyazeva, CC BY-SA 4.0)
5. Changer le mode de co-édition en temps réel
Il existe deux manières de coéditer un document en temps réel dans ONLYOFFICE Docs. Ils sont appelés modes Rapide et Strict, et ils sont disponibles quelle que soit la manière dont vous intégrez ONLYOFFICE dans votre chaîne d'outils.
Le mode rapide vous permet de voir les modifications de vos co-auteurs au fur et à mesure qu'ils tapent. Vos modifications sont également immédiatement visibles pour les autres.
En mode strict, vous verrouillez le document sur lequel vous travaillez et personne ne peut voir ce que vous tapez tant que vous n'avez pas cliqué sur Enregistrer. Vous pouvez voir quelles parties du document sont verrouillées par les co-auteurs, mais vous ne pouvez pas voir ce qu'ils font jusqu'à ce qu'ils soient enregistrés.
Lorsque vous collaborez sur un document dans l'un de ces modes, la commande Ctrl+Z (annuler) affecte uniquement votre travail, donc les actions de vos co-auteurs ne sont pas affectées.
Bonus : options de sécurité
En fonction de votre environnement, vous trouverez différentes options pour protéger la collaboration sur les documents.
ONLYOFFICE Workspace propose l'ensemble d'outils de sécurité standard, avec HTTPS, des sauvegardes, une authentification à deux facteurs, une connexion sécurisée et une option de chiffrement des données au repos. Une fonctionnalité qui, selon ONLYOFFICE, n'a pas d'équivalent s'appelle Salles privées.
Une salle privée est un dossier accessible uniquement via l'application de bureau. Chaque fichier bureautique créé et stocké y est crypté à l'aide de l'algorithme AES-265. Tout ce que vous tapez (chaque lettre, chaque chiffre, chaque symbole) est immédiatement crypté, même si vous collaborez en temps réel.
(Nadya Knyazeva, CC BY-SA 4.0)
ONLYOFFICE Docs utilise également les jetons Web JSON (JWT) pour la sécurité. Les éditeurs demandent une signature cryptée pour vérifier qui peut accéder au document et ce qu'ils peuvent en faire. Actuellement, JWT est implémenté pour ONLYOFFICE Workspace et pour les intégrations Nextcloud, ownCloud, Alfresco, Confluence, HumHub et Nuxeo, en plus de leurs outils de sécurité intégrés.
Dans une intégration Nextcloud, vous pouvez également insérer des filigranes pour protéger les documents sensibles. Les filigranes sont activés par un administrateur et ne peuvent pas être supprimés d'un document.
(Nadya Knyazeva, CC BY-SA 4.0)
Tant de fonctionnalités
Il existe de nombreuses autres fonctionnalités dans ONLYOFFICE qui tiendront dans un seul article. Si vous recherchez une alternative open source aux outils de collaboration Microsoft ou Google, ONLYOFFICE est l'option la plus puissante que je connaisse. Essayez-le et dites-moi dans les commentaires ce que vous pensez d'ONLYOFFICE Docs en tant qu'outil de collaboration.