3 étapes pour atteindre Inbox Zero
Inbox Zero est un concept qui vous aide à gérer et à hiérarchiser tous ces e-mails écrasants.
Les années précédentes, cette série annuelle couvrait des applications individuelles. Cette année, nous étudions des solutions tout-en-un en plus des stratégies pour vous aider en 2021. Bienvenue au jour 7 des 21 jours de productivité en 2021.
Il existe de nombreuses façons de gérer le courrier électronique. La plupart des personnes à qui j'ai parlé au cours des dernières années appartiennent à l'une des deux catégories suivantes : celles qui conservent tout dans leur dossier Boîte de réception et celles qui ne le font pas. Pour ceux qui ne le font pas, le concept de Inbox Zero entre fréquemment en jeu.
Pensez-vous que le rôle dont vous êtes responsable au travail (développeur, ingénieur, SRE, administrateur système, chef de produit, responsable de communauté, etc.) pourrait faire partie de la catégorie à laquelle appartient une personne ?
Inbox Zero est un terme inventé par Merlin Mann en 2006, et il semble explicite. La boîte de réception zéro est une boîte de réception vide, n'est-ce pas ?
Mailspring dit que je l'ai fait ! (Kevin Sonney, CC BY-SA 4.0)
Si tel était le cas, Inbox Zero serait vraiment simple à réaliser. Marquez simplement tout comme lu et retirez-le de la boîte de réception. Peu importe s'il a besoin d'attention, de planification ou d'une sorte d'action ?
Ce n'est pas le but d'Inbox Zero. C’est déclarer la faillite d’Inbox, un terme popularisé par Lawrence Lessig. Fondamentalement, la faillite d'Inbox consiste à décider qu'il y a trop de choses à gérer, à dire « au diable » et à recommencer à zéro.
Inbox Zero consiste à prendre en compte tous les messages en attente, à décider quoi en faire, puis à le faire. Comment cela peut-il être fait rapidement ? Mon processus personnel consiste à tout analyser et à déplacer tout ce qui ne nécessite aucune action ni mon attention vers un dossier « Lire plus tard ». Il s'agit généralement de messages tels que des listes de diffusion, des mises à jour de blogs et des notifications de réseaux sociaux. Je peux les lire plus tard si j'ai le temps ou si j'ai besoin d'une pause mentale par rapport à d'autres choses.
Configuration de mon dossier (Kevin Sonney, CC BY-SA 4.0)
La prochaine étape consiste à commencer à lire ce qui reste. Si l'envoi d'un e-mail est une tâche que je peux effectuer en moins de deux minutes, je le fais simplement. Cela inclut la confirmation ou le refus de réunions, l'ajout d'un lien de conférence à une réunion ou de simples requêtes auxquelles je peux répondre immédiatement. Tous ces éléments sont déplacés ou archivés et sont ensuite retirés de la boîte de réception.
Enfin, il devrait y avoir une liste de messages qui nécessitent une réflexion plus approfondie, une planification pour l'avenir ou beaucoup de concentration. Celles-ci sont inscrites sur ma liste de tâches ou mon calendrier avec des rappels de délais, j'ai donc consacré du temps à y travailler. Une fois ceux-ci programmés, je les déplace vers des dossiers liés à leur sujet. Pour moi, ce sont des tâches comme lire des commentaires sur l'un de mes podcasts, des requêtes git pull et de nombreux e-mails liés au travail.
Oh écoute, plus d'e-mails (Kevin Sonney, CC BY-SA 4.0)
J'espère qu'à ce stade, ma boîte de réception est vide ou presque, et que je peux fermer mon programme de messagerie et ne pas le consulter pendant quelques heures. Comme nous l'avons évoqué dans un article précédent, le courrier électronique n'est pas une messagerie instantanée et ne nécessite pas de surveillance 24h/24 et 7j/7.