Comment créer des formulaires PDF à remplir sous Linux avec ONLYOFFICE

Le PDF (Portable Document Format) a été inventé il y a de nombreuses années par Adobe. Il s'agit actuellement du format de partage d'informations le plus populaire en raison de sa facilité d'utilisation, de sa sécurité, de sa fiabilité et de sa compatibilité avec tous les appareils que nous utilisons quotidiennement.

Ce format garantit qu'un fichier ne modifie en aucun cas sa structure originale lorsque nous l'ouvrons sur, par exemple, des ordinateurs, des tablettes, des smartphones, etc. De plus, PDF permet d'ajouter des champs que d'autres utilisateurs peuvent remplir avec les informations requises. information.

Compte tenu de tous les avantages mentionnés ci-dessus, nous allons vous donner quelques conseils pour créer des formulaires à remplir au format PDF sous Linux sans utiliser le logiciel Adobe. Dans cet article, vous apprendrez comment créer un fichier PDF remplissable avec ONLYOFFICE.

À propos des formulaires ONLYOFFICE

À partir de la version 7.0 de la suite open source ONLYOFFICE, les utilisateurs peuvent créer et modifier des formulaires à remplir, également appelés OFORM. Cette fonctionnalité est conçue pour faciliter le travail avec des documents électroniques de différents types.

Il vous permet de créer, d'éditer et de co-éditer des documents avec des champs à remplir en ligne ou localement sur votre PC ou ordinateur portable et de les envoyer à d'autres utilisateurs afin qu'ils puissent remplir les champs ultérieurement. Ainsi, vous pouvez gagner du temps lors de la création de documents standard en optimisant le processus de flux de travail des documents électroniques.

Les OFORM sont basés sur les contrôles de contenu traditionnels que vous pouvez trouver dans Microsoft Office et offrent la flexibilité des formulaires Adobe. Cependant, les formulaires ONLYOFFICE sont dotés de propriétés de champ plus avancées, ce qui implique un degré plus élevé de personnalisation.

Après cette courte introduction, passons de la théorie à la pratique.

Étape 1 : Obtenez les éditeurs de bureau ONLYOFFICE

Le moyen le plus simple de commencer à créer et à modifier des formulaires à remplir sous Linux consiste à installer ONLYOFFICE Desktop Editors. Cette suite bureautique gratuite fonctionne sur presque toutes les distributions Linux et peut également être utilisée pour éditer des documents texte, des feuilles de calcul et des présentations.

Si vous disposez d'un serveur Linux, cela peut être une bonne idée d'installer ONLYOFFICE Docs, une suite bureautique en ligne qui peut être intégrée à un certain nombre de plateformes de partage de fichiers et de services DMS, comme Nexcloud, ownCloud, Seafile, SharePoint, Alfresco, Confluence. , Chamilo, etc.

ONLYOFFICE Desktop Editors et ONLYOFFICE sont basés sur le même moteur et offrent la même interface utilisateur, donc la création de formulaires PDF à remplir hors ligne n'est pas différente de la procédure en ligne.

Étape 2 : Créer un modèle de formulaire dans ONLYOFFICE

Après avoir lancé ONLYOFFICE Desktop Editors, vous devez créer un modèle de formulaire. Vous pouvez le faire à partir de zéro en cliquant sur le modèle de Formulaire. Dans ce cas, un nouveau fichier .docxf s'ouvrira dans l'éditeur de texte. Ce format est utilisé dans ONLYOFFICE pour créer des modèles de formulaires à remplir.

Une autre option disponible consiste à choisir un document .docx existant. Cliquez sur Ouvrir le fichier local et sélectionnez le fichier requis sur le disque dur de votre ordinateur ou ordinateur portable. Le fichier sera automatiquement converti en .docxf.

De plus, vous pouvez télécharger un modèle de formulaire à partir de la bibliothèque ONLYOFFICE. Tous les modèles sont disponibles gratuitement, vous pouvez donc choisir celui dont vous avez besoin.

Une fois que vous avez créé un modèle de formulaire, vous êtes prêt à procéder à la modification.

Étape 3 : ajouter les champs du formulaire et ajuster les propriétés

Saisissez le texte requis et formatez-le comme vous le souhaitez. Lorsque vous avez terminé le processus d’édition, il est temps d’ajouter des champs que d’autres utilisateurs pourront remplir plus tard. Vous pouvez accéder à différents types de champs dans l'onglet Formulaires de la barre d'outils supérieure.

Pour le moment, vous pouvez ajouter :

• Champ de texte, un champ qui affiche du texte ou des lignes de texte ;
• Combo box, un champ qui combine les caractéristiques d'un champ de texte et d'une liste déroulante ;
• Liste déroulante, un champ qui affiche une liste des options disponibles ;
• Case à cocher, un champ qui indique si une option est sélectionnée ;
• Bouton radio, un champ qui permet de sélectionner parmi un ensemble d'options mutuellement exclusives ;
• L'image est un champ qui permet à un utilisateur d'insérer une image.

Chaque champ possède certaines propriétés que vous pouvez ajuster de manière flexible en fonction de vos besoins. Pour tous les types de champs, vous pouvez préciser :

• Espace réservé, une case contenant le titre d'un champ ;
• Astuce, une note qui aide les utilisateurs à savoir ce qu'ils doivent faire, par ex. insérez une image, choisissez une option, saisissez du texte, etc.

De plus, vous pouvez modifier les couleurs de la bordure et de l'arrière-plan ainsi que marquer les champs selon vos besoins. Dans les champs de texte, vous pouvez également définir une limite de caractères ou ajouter un peigne de caractères.

Assurez-vous d'avoir ajouté tous les champs obligatoires dans votre document et ajusté leurs propriétés.

Étape 4 : prévisualiser le formulaire

Pour voir la révision finale de votre formulaire, ouvrez l'onglet Formulaire et cliquez sur Afficher le formulaire. Cette option vous permet de voir le formulaire de la même manière que les autres utilisateurs le verront.

En mode Aperçu, vous ne pouvez pas modifier le fichier mais pouvez remplir les champs. C'est ce que les autres utilisateurs pourront faire lorsque vous partagerez avec eux le formulaire PDF à remplir.

Si vous remarquez des erreurs ou quelque chose qui doit être modifié, cliquez à nouveau sur Afficher le formulaire pour revenir au mode d'édition.

Étape 4 : Enregistrez le formulaire au format PDF

La dernière étape consiste à enregistrer le fichier .docxf au format PDF. Par défaut, vous pouvez enregistrer votre document sous forme de fichier .oform. Ce format est conçu pour les formulaires prêts à l'emploi. Les documents Oform peuvent être facilement partagés et remplis en ligne.

Lorsque tout est prêt, allez dans l'onglet Fichier et cliquez sur Enregistrer sous. Il vous sera proposé de choisir un format dans la liste. Sélectionnez PDF et enregistrez le fichier sur le disque dur de votre PC ou ordinateur portable.

Toutes nos félicitations! Vous venez de créer avec succès un formulaire PDF à remplir à l'aide de ONLYOFFICE Desktop Editors. Vous pouvez désormais partager votre formulaire avec d'autres utilisateurs. Ils peuvent l'ouvrir avec n'importe quel éditeur PDF ou même un navigateur Web, remplir les champs obligatoires et enregistrer le formulaire complété sous forme de fichier PDF.

De cette façon, vous pouvez créer n'importe quel document dont vous avez besoin, par ex. contrats de vente, accords juridiques, formulaires d'admission, questionnaires, rapports financiers, etc. Téléchargez la dernière version d'ONLYOFFICE Desktop Editors pour votre distribution Linux à partir du site officiel et créez facilement des formulaires PDF à remplir.