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Comment intégrer ONLYOFFICE Docs avec Alfresco sur Ubuntu

Si votre équipe et vous travaillez beaucoup avec du contenu, cela peut être une bonne idée d'utiliser un système ECM (Enterprise Content Management). Compte tenu de la vaste gamme de solutions disponibles, il est très difficile de choisir l’outil adapté à vos objectifs et à vos besoins.

L'un des meilleurs outils logiciels de cette catégorie est Alfresco. En l'utilisant, vous pouvez facilement stocker et collaborer sur du contenu avec vos coéquipiers. Dans ce guide, vous apprendrez comment activer l'édition de documents dans Alfresco à l'aide de ONLYOFFICE Docs.

À propos de Alfresco

Alfresco est un système open source ECM (Enterprise Content Management) qui permet de gérer différents types de contenu depuis n'importe où et de connecter les informations avec les utilisateurs sur n'importe quel appareil. Alfresco aide les entreprises et les entreprises à augmenter leur productivité en permettant aux utilisateurs de partager et de collaborer facilement sur du contenu.

Alfresco propose des outils pour :

  • gestion de documents.
  • collaboration de contenu.
  • analytique.
  • la gestion des processus.
  • la gestion de cas.

Cette polyvalence fait d'Alfresco un produit destiné aux grandes et moyennes entreprises, qui peuvent profiter de tous les avantages qu'il offre. Cependant, il peut également être utilisé par de petites équipes et même par des individus chargés de diverses tâches de contenu.

À propos des documents ONLYOFFICE

ONLYOFFICE Docs est un package bureautique open source conçu pour être déployé sur un serveur local. Ce logiciel propose trois éditeurs pour les documents texte, les feuilles de calcul et les présentations.

ONLYOFFICE Docs est basé sur Office Open XML, les éditeurs sont donc entièrement compatibles avec les documents Word, les feuilles de calcul Excel et les présentations PowerPoint.
ONLYOFFICE Docs vous permet de tirer le meilleur parti du processus de collaboration en temps réel grâce à certaines fonctionnalités collaboratives utiles, telles que :

  • différentes autorisations d'accès.
  • deux modes de co-édition (Rapide et Strict).
  • suivi des modifications.
  • historique des versions et contrôle des versions.
  • commentaires.
  • mentions des utilisateurs.
  • chat intégré.

Ce qui rend ONLYOFFICE unique, ce sont ses capacités d'intégration. Ce logiciel peut être facilement intégré dans divers services et plateformes grâce à des connecteurs prêts à l'emploi, notamment Moodle, Nextcloud, Seafile, ownCloud, Confluence, SharePoint, Liferay, Nuxeo, Redmine, etc.

Installer Alfresco dans Ubuntu

Tout d'abord, vous devez installer Alfresco. Pour installer la dernière version d'Alfresco Community Edition, veuillez vous référer à notre guide détaillé sur Comment installer Alfresco sous Linux.

Installez ONLYOFFICE Docs dans Ubuntu

Maintenant que vous disposez d'une instance fonctionnelle d'Alfresco Community Edition, il est temps d'installer ONLYOFFICE Docs. Il existe plusieurs méthodes d'installation, et l'une d'entre elles est décrite en détail dans ce guide : Installer ONLYOFFICE Docs sur Debian et Ubuntu.

Si vous suivez correctement les instructions d'installation, vous disposerez d'une instance de ONLYOFFICE Docs (ONLYOFFICE Document Server) qui pourra être connectée à la fois à Alfresco et à tout autre client final.

Vous pouvez également installer ONLYOFFICE Docs via Docker. Un guide détaillé peut être trouvé sur GitHub.

Installer le module ONLYOFFICE pour Alfresco Share

Le moyen le plus simple d'intégrer Alfresco et ONLYOFFICE est de télécharger le package de module ONLYOFFICE déjà compilé depuis GitHub.

Après avoir téléchargé les fichiers requis, vous devez les placer du répertoire onlyoffice-alfresco/repo/target/ vers /webapps/alfresco/WEB-INF/lib/ pour le Dépôt en plein air. Pour Alfresco Share, placez les fichiers de onlyoffice-alfresco/share/target/ vers /webapps/share/WEB-INF/lib/.

Après cela, vous devez vous assurer que votre instance de ONLYOFFICE Docs (ONLYOFFICE Document Server) peut POST sur Alfresco . directement.

Pour cela, vous pouvez modifier les lignes suivantes dans le fichier alfresco-global.properties situé dans /usr/local/tomcat/shared/classes/alfresco-global.properties :

alfresco.host=<hostname>
alfresco.port=443
alfresco.protocol=https

Pour le partage Alfresco :

share.host=<hostname&gt
share.port=443
share.protocol=https

Vous devez maintenant redémarrer votre instance Alfresco.

sudo ./alfresco.sh stop
sudo ./alfresco.sh start

Configurer ONLYOFFICE Docs dans Alfresco

Pour configurer ONLYOFFICE Doc dans Alfresco, ouvrez la console d'administration Alfresco ou saisissez l'URL suivante dans votre navigateur.

http://alfrescohost/alfresco/s/onlyoffice/onlyoffice-config

Vous verrez la page de configuration de ONLYOFFICE où vous devrez spécifier les adresses URL de votre ONLYOFFICE Document Server :

  • adresse interne qu'Alfresco utilisera pour accéder aux éditeurs d'ONLYOFFICE.
  • adresse publique que les utilisateurs utiliseront pour accéder aux éditeurs.

Vous pouvez également spécifier une clé secrète pour protéger vos données à l'aide du JSON Web Token (JWT). Vous pouvez également configurer cette option en ajoutant onlyoffice.jwtsecret au fichier alfresco-global.properties.

Pour désactiver le protocole SSL, cochez la case Ignorer le certificat SSL.

Si vous activez l'option Forcer l'enregistrement, vous pourrez créer une sauvegarde de votre document à chaque fois que vous cliquerez sur le bouton Enregistrer dans l'éditeur. Toutes vos modifications apportées au document seront directement envoyées au stockage.

La fonctionnalité d'aperçu Web ONLYOFFICE vous permet de visualiser un document sans l'ouvrir. Activez-le si nécessaire.

L'option de conversion de fichier est très utile lorsque vous convertissez manuellement différents formats (par exemple, DOC, ODT, etc.) en OOXML et que vous ne souhaitez pas créer un nouveau fichier à la place de l'original.

Modifier et collaborer sur des documents

Lorsque vous ajustez tous les paramètres, une nouvelle action « Modifier dans ONLYOFFICE » apparaîtra dans la bibliothèque de documents Alfresco pour les documents, les feuilles de calcul et les présentations.

Désormais, vous pouvez non seulement créer et modifier des fichiers DOCX, XLSX et PPTX, mais également partager des documents avec d'autres utilisateurs et collaborer en temps réel à l'aide d'une gamme complète de fonctionnalités collaboratives :

  • deux modes de co-édition (Rapide et Strict) ;
  • suivi des modifications ;
  • commentaires;
  • messagerie texte dans le chat intégré.

L'option « Convertir à l'aide d'ONLYOFFICE » permet de convertir les formats suivants :

  • DOC, ODT à DOCX.
  • XLS, ODS à XLSX.
  • PPT, ODP à PPTX.

Les fichiers convertis apparaîtront dans le même dossier. Si l'option de conversion est activée, ces fichiers seront enregistrés en tant que nouvelles versions des fichiers originaux.

Conclusion

Toutes nos félicitations! Vous savez désormais comment activer l'édition de documents et la co-édition en temps réel au sein de votre instance Alfresco. N'oubliez pas de partager votre opinion sur l'intégration ONLYOFFICE et Alfresco en laissant un commentaire ci-dessous.